POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información CS ART LEGAL S.A.S., sociedad comercial debidamente constituida y existente de conformidad con las leyes de la República de Colombia, identificada para efectos tributarios con el NIT 902.041.5030, con su domicilio principal establecido en la ciudad de Bogotá D.C., dirección electrónica de contacto oficial info@csartlegal.com, actúa formalmente en calidad de responsable del tratamiento de datos personales. En ejercicio de esta función, la organización determina de manera autónoma, técnica y responsable las finalidades, los medios de recolección, las condiciones de almacenamiento y los protocolos de circulación y disposición final de los datos personales que se encuentran bajo su custodia, garantizando la integridad de la información en todo momento.

2. Marco Normativo Aplicable y Jerarquía Legal en el Territorio Nacional La presente política de tratamiento se desarrolla y fundamenta en estricto cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual consagra el derecho fundamental al Hábeas Data. En consecuencia, se integra de manera armónica con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 en lo referente a la información financiera y crediticia, y la reciente Ley 2300 de 2023. Asimismo, se incorporan las directrices impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y los estándares internacionales en materia de privacidad que resulten compatibles con el ordenamiento jurídico colombiano para asegurar una protección integral del titular.

3. Principios Rectores del Ciclo de Vida del Tratamiento de Datos CS ART LEGAL fundamenta la gestión de su inventario de datos en la aplicación rigurosa de los principios de legalidad, finalidad legítima, libertad en el consentimiento, veracidad o calidad de la información recopilada, transparencia en el reporte, acceso y circulación restringida bajo criterios de necesidad, seguridad técnica y confidencialidad absoluta. Estos principios actúan como mandatos de optimización que rigen cada etapa del ciclo de vida del dato, desde su captura inicial hasta su eliminación definitiva, garantizando que todo procesamiento sea lícito, proporcional y respetuoso de la dignidad humana y los derechos fundamentales de los titulares de la información.

4. Definiciones Técnicas y Conceptuales Aplicables al Régimen de Privacidad Para efectos de la interpretación y ejecución de la presente política, la firma adopta integralmente las definiciones legales consagradas en el régimen general de protección de datos, incluyendo los conceptos de dato personal (público, privado y semiprivado), dato sensible, dato financiero, titular, responsable, encargado, tratamiento, transferencia y transmisión internacional. Se incluyen de forma expresa las definiciones relacionadas con la información crediticia, comercial y de comportamiento financiero, asegurando que todos los colaboradores y terceros vinculados comprendan con precisión técnica el alcance y la sensibilidad de la información gestionada bajo los estándares de la normativa colombiana vigente.

5. Finalidades Generales y Misionales del Tratamiento de Datos Personales Los datos personales capturados por la firma serán utilizados exclusivamente para el desarrollo integral del objeto social de CS ART LEGAL, lo cual abarca la prestación de servicios jurídicos de alta complejidad, la gestión comercial de prospectos debidamente autorizados, la administración eficiente de las relaciones con clientes, proveedores y aliados estratégicos del sector legal. Igualmente, la información será empleada para el cumplimiento de obligaciones legales, contables y contractuales, la ejecución de procesos administrativos internos de carácter corporativo, el análisis de información para la toma de decisiones y el diseño de estrategias empresariales de alto impacto que mejoren la experiencia del servicio ofrecido.

6. Uso Analítico, Perfilamiento Técnico y Mejora Continua del Servicio La firma queda expresamente facultada para utilizar los datos personales con fines de análisis estadístico, segmentación de mercado y perfilamiento técnico, siempre orientados a la optimización de los servicios legales y al desarrollo de herramientas de innovación jurídica (legal-tech). Estas actividades de procesamiento buscan identificar tendencias y necesidades del mercado para personalizar la oferta de valor, garantizando que el análisis de datos se realice bajo estrictos estándares de seguridad y, en la medida de lo posible, mediante técnicas de anonimización que protejan la identidad individual del titular mientras se genera conocimiento estratégico para la organización.

7. Circulación Restringida, Alianzas Estratégicas y Delimitación de Explotación CS ART LEGAL podrá compartir, transmitir o transferir información personal con terceros aliados únicamente cuando dicha circulación sea estrictamente necesaria para la prestación de servicios complementarios o la ejecución de beneficios derivados de la relación jurídica existente. Se prohíbe de manera tajante la venta indiscriminada o comercialización masiva de bases de datos a terceros ajenos a la operación de la firma; cualquier cesión onerosa o transferencia de activos de información estará limitada exclusivamente a procesos de transformación corporativa, fusiones, adquisiciones o alianzas estratégicas donde el receptor garantice contractualmente la continuidad de las finalidades y niveles de protección aquí establecidos.

8. Interacción con Encargados, Proveedores y Procesadores de Datos Los datos personales bajo responsabilidad de la firma podrán ser compartidos con proveedores de infraestructura tecnológica, servicios de almacenamiento en la nube, firmas de auditoría, operadores logísticos y otros encargados del tratamiento que resulten indispensables para la operación. Estas relaciones se formalizarán mediante contratos de transmisión de datos personales que contengan obligaciones claras de confidencialidad y medidas de seguridad informática, asegurando que los terceros externos actúen exclusivamente bajo las instrucciones de CS ART LEGAL y no utilicen la información para finalidades propias o no autorizadas por el titular.

9. Tratamiento de Datos Financieros, Crediticios y Gestión de Riesgo de Cartera En cumplimiento estricto de la Ley 1266 de 2008 y normas concordantes, CS ART LEGAL está plenamente facultada para recolectar, almacenar, procesar, reportar y consultar la información financiera, crediticia y comercial de los titulares ante las centrales de riesgo y bases de datos especializadas. Esta finalidad incluye el análisis de riesgo para la contratación de servicios, la gestión de cobranza administrativa, preventiva o judicial de obligaciones pendientes, y el reporte oportuno del comportamiento de pago, garantizando siempre el respeto al debido proceso y el derecho a la actualización periódica de la información financiera de los sujetos involucrados.

10. Obtención del Consentimiento y Autorización Previa, Expresa e Informada Todo tratamiento de datos personales realizado por la organización se sustentará en la obtención de una autorización previa, expresa, informada e inequívoca por parte del titular del dato. CS ART LEGAL dispondrá de mecanismos técnicos e idóneos para recabar dicho consentimiento, ya sea a través de documentos físicos, formularios digitales, mensajes de datos, grabaciones de audio o conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable la voluntad del titular, garantizando en todo momento la trazabilidad y la disponibilidad de dicha autorización para consulta posterior por parte del interesado o la autoridad de control.

11. Derechos de los Titulares y Procedimientos para el Ejercicio del Hábeas Data Los titulares de la información objeto de tratamiento poseen el derecho inalienable de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales cuando estos no sean necesarios para la finalidad autorizada o se vulneren principios legales. Asimismo, tienen derecho a revocar la autorización otorgada, solicitar prueba de la misma, ser informados sobre el uso específico que se le ha dado a su información y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por cualquier infracción a las normas de protección de datos personales, siguiendo los procedimientos de consulta y reclamo establecidos en esta política.

12. Tratamiento de Datos Sensibles y Medidas de Protección Reforzada El tratamiento de datos sensibles, definidos como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, se realizará bajo carácter excepcional y únicamente cuando sea estrictamente indispensable para el cumplimiento de las actividades de la firma. En estos eventos, se informará explícitamente al titular sobre la naturaleza sensible del dato, el carácter facultativo de su respuesta y se implementarán medidas de seguridad técnica y administrativa reforzadas para garantizar que el acceso a dicha información sea restringido, cifrado y auditado de manera permanente.

13. Protección Especial de los Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA) CS ART LEGAL reconoce la protección especial que merecen los datos personales de menores de edad y, por tanto, proscribe su tratamiento habitual salvo que se trate de datos de naturaleza pública o que el tratamiento responda manifiestamente al interés superior del menor y a la protección de sus derechos fundamentales. En los casos excepcionales donde se requiera el tratamiento de datos de NNA, se contará con la autorización previa de sus representantes legales (padres o tutores), asegurando siempre que se escuche la opinión del menor en función de su madurez y que se apliquen protocolos de privacidad ultra-restringidos.

14. Seguridad de la Información y Medidas de Protección Proporcionales CS ART LEGAL se compromete a implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten razonables y proporcionadas de acuerdo con la naturaleza de los datos tratados y su capacidad operativa actual, con el fin de propender por la seguridad de la información y mitigar riesgos de pérdida, consulta o acceso no autorizado. La firma adoptará protocolos internos de gestión de archivos, control de contraseñas y buenas prácticas en el manejo de herramientas digitales, buscando una mejora progresiva en sus estándares de seguridad conforme la organización escale sus operaciones, garantizando siempre que el personal encargado del tratamiento conozca sus deberes de confidencialidad y el manejo adecuado de los activos de información del titular.

15. Gestión Interna y Compromiso de Cumplimiento Normativo CS ART LEGAL adopta un compromiso de cumplimiento normativo basado en la debida diligencia y la atención oportuna de los requerimientos de los titulares. La gestión de riesgos en el tratamiento de datos se centrará en la implementación de directrices internas básicas y en la formación periódica de su equipo de trabajo sobre la importancia de la privacidad. La firma velará por que el tratamiento de la información sea coherente con sus principios éticos y profesionales, estableciendo revisiones periódicas de sus bases de datos para asegurar que la información almacenada sea pertinente, veraz y se encuentre protegida bajo criterios de prudencia administrativa y control interno elemental.

16. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos a Terceros Países CS ART LEGAL podrá realizar transferencias o transmisiones internacionales de datos personales a servidores, proveedores de servicios o aliados estratégicos ubicados en jurisdicciones extranjeras, siempre que dichas operaciones garanticen niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares de la SIC. Estas transacciones internacionales se formalizarán mediante la suscripción de contratos de transmisión o transferencia que incorporen las cláusulas tipo de protección de datos, asegurando que la información de los titulares colombianos reciba un trato equivalente al exigido por la legislación local, independientemente del lugar de procesamiento.

17. Persona o Área Encargada, Procedimiento de Consultas y Reclamaciones Para el ejercicio efectivo de sus derechos de Hábeas Data, los titulares pueden dirigirse a la persona o área encargada de la protección de datos dentro de la firma a través del correo electrónico info@csartlegal.com. Las consultas sobre la información personal serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, mientras que los reclamos para corrección, actualización o supresión serán resueltos en quince (15) días hábiles; en ambos casos, la firma garantiza una respuesta de fondo, clara y oportuna que resuelva integralmente la solicitud del peticionario de acuerdo con los términos de ley.

18. Vigencia del Tratamiento de la Información y Retención de Archivos Los datos personales recolectados por la firma serán conservados en sus bases de datos durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con las finalidades específicas que justificaron su tratamiento y para las cuales se obtuvo la autorización. Una vez cumplida la finalidad, los datos se mantendrán almacenados durante los términos legales exigidos por las normas contables, fiscales, laborales o mercantiles aplicables, o durante el tiempo que persista la responsabilidad derivada de la relación contractual, procediendo posteriormente a su eliminación segura o anonimización definitiva mediante métodos de borrado lógico y físico.

19. Procedimiento de Actualización y Modificación de la Política de Privacidad CS ART LEGAL se reserva el derecho de modificar, complementar o actualizar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, con el fin de ajustarla a nuevos requerimientos legislativos, jurisprudenciales o estrategias corporativas de mejora. Cualquier modificación sustancial que afecte las finalidades del tratamiento o la identidad del responsable será comunicada de manera oportuna a los titulares a través del sitio web oficial o mediante el envío de notificaciones directas a los datos de contacto suministrados, permitiendo que los interesados ejerzan su derecho de revocatoria si así lo consideran necesario.

20. Autorización Integral del Tratamiento y Consentimiento para Uso Estratégico Al aceptar la presente política, el titular otorga una autorización expresa, amplia e integral a CS ART LEGAL para realizar el tratamiento de sus datos personales bajo los términos y condiciones aquí descritos, incluyendo la gestión de información para la prestación de servicios, el análisis analítico para la optimización de procesos y la comunicación de información de valor. Esta autorización se entiende otorgada para el uso legítimo de la información dentro del marco del objeto social de la firma, reconociendo el titular que el tratamiento de sus datos es una herramienta esencial para la excelencia en la prestación de los servicios profesionales contratados.

21. Tratamiento de Datos en el Marco de Procesos Judiciales y Administrativos En ejercicio de su objeto social como firma de abogados, CS ART LEGAL podrá tratar datos personales que resulten indispensables para la debida representación, defensa y asesoría de sus clientes ante autoridades judiciales, administrativas o arbitrales. Este tratamiento incluye la recolección de pruebas, la gestión de expedientes y la comunicación con contrapartes, peritos y auxiliares de la justicia, fundamentándose en el cumplimiento de un mandato profesional y en la necesidad de garantizar el derecho a la defensa y el acceso a la administración de justicia de sus representados, manteniendo siempre la reserva y el secreto profesional sobre la información sensible que se procese en este contexto específico.

22. Política de Uso de Herramientas de Inteligencia Artificial y Automatización La firma podrá integrar herramientas de inteligencia artificial y automatización de procesos para la revisión de documentos legales, análisis de jurisprudencia y gestión eficiente de bases de datos, asegurando que dichas tecnologías se utilicen bajo criterios de supervisión humana y ética profesional. En ningún caso la automatización reemplazará el juicio jurídico del profesional encargado, y se garantizará que los proveedores de estas tecnologías cumplan con estándares de privacidad que impidan el uso de los datos personales de los clientes para el entrenamiento de modelos de lenguaje públicos o cualquier otra finalidad ajena a la prestación del servicio contratado por el titular.

23. Tratamiento de Datos Personales de Proveedores y Contratistas Externos CS ART LEGAL recolectará y tratará los datos personales de sus proveedores y contratistas con el fin de gestionar la vinculación comercial, realizar el pago de honorarios, verificar antecedentes comerciales y cumplir con las obligaciones de reporte ante las autoridades tributarias y de seguridad social. Esta información será conservada bajo estrictos protocolos de confidencialidad y solo será compartida con terceros (como entidades bancarias o plataformas contables) cuando sea estrictamente necesario para la ejecución de la relación contractual, asegurando que los proveedores también se obliguen a respetar las políticas de protección de datos de la firma en el ejercicio de sus funciones.

24. Gestión de Evidencia Digital y Cadena de Custodia de la Información En los casos donde la prestación del servicio jurídico requiera el manejo de evidencia digital o documentos electrónicos que contengan datos personales, CS ART LEGAL implementará medidas de cuidado para preservar la integridad, disponibilidad y autenticidad de la información. La firma actuará con diligencia en la custodia de soportes magnéticos, correos electrónicos y archivos en la nube, garantizando que el acceso a estos activos esté limitado únicamente al equipo jurídico asignado al caso y que, una vez finalizada la necesidad procesal, se proceda a la devolución o destrucción de los soportes según lo acordado contractualmente con el cliente.

25. Protocolo de Notificaciones y Comunicaciones Bajo la Ley 2300 de 2023 CS ART LEGAL se compromete a realizar todas sus comunicaciones de carácter comercial, informativo o de cobranza respetando los límites de frecuencia, horario y canales establecidos por la Ley 2300 de 2023 y sus decretos reglamentarios. El titular acepta que la firma podrá contactarlo a través de los medios autorizados (correo electrónico, mensajes de texto o llamadas) dentro de los horarios permitidos por la normativa vigente, garantizando que en cada comunicación exista un mecanismo sencillo y gratuito para que el usuario pueda solicitar la exclusión de listas de envío de información publicitaria o el cambio en sus preferencias de contacto.

26. Uso de Tecnologías de Seguimiento, Cookies y Herramientas Digitales CS ART LEGAL informa a los titulares que sus plataformas digitales pueden utilizar cookies, píxeles y otras tecnologías de seguimiento para monitorear el comportamiento de navegación, mejorar la experiencia del usuario y optimizar la entrega de contenido legal relevante. El titular tiene la facultad de configurar su navegador para bloquear o eliminar estas herramientas; no obstante, acepta que dicha acción podría limitar la funcionalidad de los servicios digitales de la firma, reconociendo que los datos capturados de forma automática serán tratados bajo las mismas finalidades de seguridad y personalización establecidas en esta política integral.

27. Procedimientos de Anonimización y Disociación de Datos para Investigación La organización se reserva el derecho de someter los datos personales a procesos técnicos de anonimización o disociación irreversible, con el fin de realizar estudios de mercado, reportes de analítica jurídica y estadísticas de gestión interna que no permitan la identificación de personas naturales. Una vez que el dato ha sido debidamente disociado, este deja de tener la naturaleza de dato personal bajo la ley colombiana, permitiendo que CS ART LEGAL utilice dicha información agregada para fines científicos, históricos o de prospección comercial sin necesidad de una autorización adicional por parte del titular original.

28. Deber de Veracidad y Actualización de Información por parte del Titular El titular de los datos personales garantiza que la información suministrada a CS ART LEGAL es veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable, asumiendo la responsabilidad exclusiva por cualquier perjuicio derivado de la entrega de datos falsos, erróneos o de terceros sin la debida autorización. Es deber del titular informar a la firma sobre cualquier cambio sustancial en sus datos de contacto o condiciones personales que afecten la prestación del servicio, con el fin de mantener las bases de datos depuradas y garantizar que las comunicaciones institucionales lleguen efectivamente a su destinatario final.